10 найпоширеніших запитань про моніторинг в Україні

Моніторинг співробітників - це корисний інструмент для відслідковування робочого часу працівників та підвищення їх продуктивності. За допомогою такого програмного забезпечення ви зможете легко відстежувати рівень продуктивності, регулярність відвідування (вчасну та невчасну), а також їх активний час за комп'ютером. Це довзовлить вам отримувати зручні звіти щодо робочого процесу працівників та забезпечить можливість реагувати вчасно на можливі проблеми або неефективність використання робочого часу. Моніторинг співробітників створює можливість не лише контролювати, а й підвищувати рівень ефективності та результативності роботи команди.

WorkTime - компанія-розробник програмного забезпечення з більш ніж 20-річним досвідом роботи. Ми спеціалізуємось на неінвазивному моніторингу співробітників та відслідковуванні продуктивності роботи.

Чи законно моніторити співробітників в Україні?

Так. В Україні законодавство не забороняє моніторити роботу співроітників. Однак перед запровадженням моніторингу варто звернути увагу на Закон України "Про інформацію" та "Про захист персональних даних", які регулюють питання зберігання, обробки та використання даних, які ви можете отримати в ході моніторингу роботи ваших співробітників. ії Моніторинг має проводитись у відповідності з вимогами цих законів, забезпечуючи конфіденційність та безпеку персональних даних співробітників. Таким чином, хоча моніторинг роботи співробітників може бути проведений, він повинен відповідати законодавству та захищати права та інтереси працівників.

Перед запровадженням моніторингу варто звернути увагу на Закон України "Про інформацію" та "Про захист персональних даних", які регулюють питання зберігання, обробки та використання даних, які ви можете отримати в ході моніторингу роботи ваших співробітників.

Чи потрібно оголошувати про початок моніторингу співробітників?

Так. Відповідно до законодавства з питань захисту персональних даних, зазвичай потрібно оголошувати про початок моніторингу співробітників. Варто повідомити співробітників про те, що їхня діяльність буде відстежуватися, а також гарантувати зі свого боку надійне збереження зібраної інформації. Також варто зазначити цілі цього моніторингу та окреслити, що саме буде відстежуватись та підраховуватись.

Варто повідомити співробітників про те, що їхня діяльність буде відстежуватися, а також гарантувати зі свого боку надійне збереження зібраної інформації.

Такий підхід дозволяє забезпечити прозорість та визначити межі використання персональних даних співробітників, а також захистити їхні права та приватність.

Чи потрібно отримувати згоду від працівників на моніторинг?

Так. Для проведення моніторингу, під час якого збираються та оброблюються персональні дані працівників, необхідно отримати їхню згоду. Найкращим способом для цього буде включення умов моніторингу безпосередньо у трудовий договір або створення окремого документу, який чітко визначає цілі моніторингу та обсяг зібраних даних.

Для проведення моніторингу, під час якого збираються та оброблюються персональні дані працівників, необхідно отримати їхню згоду.

Підписавши ці документи з працівником, ви забезпечуєте собі не лише правовий захист, гарантуючи їхні права на конфіденційність та захист персональних даних, але й сприяєте створенню прозорих умов співпраці. Це важливо для збереження довіри та підвищення ефективності спільної роботи. ії

Які девайси можна моніторити під час моніторингу співробітників?

Ви маєте право моніторити усю робочу техніку компанії, яку ви надаєте працівнику. Це може включати в себе комп'ютери, ноутбуки, телефони і т.д. Крім того, отримавши згоду, ви можете встановлювати програмне забезпечення з моніторингу на особисті гаджети співробітників, які вони використовують у роботі.

Ви маєте право моніторити усю робочу техніку компанії, яку ви надаєте працівнику.

Варто лише пам'ятати про захист особистих даних співробітників та забезпечити безпеку зберігання всіх даних щодо роботи, які ви отримуєте з різних пристроїв своїх працівників. Такий підхід дозволить зберегти конфіденційність працівників та забезпечити безпеку обробки їхніх особистих даних.

Що саме можна моніторити?

Ви можете відслідковувати різні аспекти діяльності працівників через регулярні скріншоти екрану, запис відео, моніторинг введеного тексту з клавіатури, а також перегляд електронних листів, прослуховування телефонних дзвінків та використання інтернету. Однак, до такого рівня інвазивного моніторингу варто звертатися лише у випадках крайньої потреби, наприклад, якщо виникають підозри щодо можливої загрози конфіденційності даних компанії. Всі дані про працівника, починаючи від зображень особи, її поведінки та комунікації, інші відомості, зібрані за допомогою технічних засобів, у тому числі відеокамер, комп’ютерних систем та інших пристроїв, що фіксують діяльність особи, є персональними даними і до їх зберігання є особливо суворі законні вимоги.

Якщо ваша мета - покращення якості та ефективності роботи, вашим ідеальним рішення може стати неінвазивний моніторинг.

Однак, якщо ваша мета - покращення якості та ефективності роботи, вашим ідеальним рішення може стати неінвазивний моніторинг, такий як WorkTime. Він включає в себе збір інформації про час початку та завершення роботи, активний та неактивний час за комп'ютером, моніторинг активності в інтернеті, а також, до прикладу, час проведений на онлайн-зустрічах. Такий підхід забезпечить достатньо інформації для оцінки робочої ефективності без необхідності ризикувати, збираючи особисту інфрмацію працівника через скріншоти чи відеоспостереження. ії

Коли можна моніторити роботу співробітника?

Ви маєте право відстежувати роботу працівника у визначений робочий час, а також у будь-який інший, зазначений у робочому договорі або спеціальному документі, з попередньою згодою співробітника.

За допомогою WorkTime, ви можете чітко встановити робочі години та отримувати звіти про роботу кожного працівника або відділу протягом робочого часу.

За допомогою WorkTime, ви можете чітко встановити робочі години та отримувати звіти про роботу кожного працівника або відділу протягом робочого часу. Також наше програмне забезпечення дозволяє легко виявити час понаднормової роботи та оцінити її ефективність.

Чи можна моніторити роботу співробітника поза офісом?

Так. Ви можете відстежувати роботу своїх працівників як в офісі, так і поза ним. Це може включати в себе моніторинг роботи віддалених працівників за допомогою програмного забезпечення або використання GPS для контролю руху працівників, наприклад, у логістичних компаніях. Проте важливо пам'ятати, що використання GPS для відстеження місця перебування працівника допускається лише за умови отримання його згоди. Згідно з вимогами законодавства, рекомендується чітко прописати всі умови моніторингу поза офісом у трудовому або іншому робочому договорі, щоб гарантувати використання отриманих даних виключно в робочих цілях та дотримання приватності працівника. За допомогою WorkTime ви легко зможете контролювати продуктивність віддалених працівників і порівнювати якість роботи працівника в офісі за з дому, якщо він працює у гібридному форматі. Ви також можете отримувати звіти про роботу своїх офісів у різних містах. WorkTime використовує IP-адреси для максимально зручного та ефективного моніторингу поза офісом.

За допомогою WorkTime ви легко зможете контролювати продуктивність віддалених працівників і порівнювати якість роботи працівника в офісі за з дому, якщо він працює у гібридному форматі.

ії

Як зберігати дані моніторингу?

Збереження даних моніторингу суворо регулюється законодавством України, тому цьому процесу слід приділити особливу увагу. Для забезпечення безпеки особистих даних працівників, які ви отримуєте в ході моніторингу, важливо обрати надійне програмне забезпечення. Переконайтеся, що компанія-розробник дотримується законів про використання особистих даних та надає відповідні гарантії. До того ж, для запобігання витоку особистої та особливо чутливої інформації, рекомендується утриматися від запису відео або знімків екрану, які можуть містити таку інформацію.

Для забезпечення безпеки особистих даних працівників, які ви отримуєте в ході моніторингу, важливо обрати надійне програмне забезпечення.

WorkTime є безпечним програмним забезпеченням, що відповідає всім вимогам законодавства про збереження інформації. Важливо підкреслити, що WorkTime не моніторить та не зберігає особливо чутливий контент, такий як відео, аудіо або знімки екрану. Крім того, у вас є можливість вибрати місце збереження даних моніторингу: хмарне середовище або ваші власні сервери. Обидва варіанти гарантують високий рівень безпеки, але другий варіант дозволяє зберегти дані в межах власної компанії, забезпечуючи максимальний рівень конфіденційності та безпеки.

Як запровадити моніторинг співробітників?

Перед запровадженням моніторингу, крім врахування законодавства та отримання згоди працівників, важливо уважно спланувати процес, щоб це не викликало додатковий стрес та негативну реакцію у команди. Декілька порад для цього:

• Чітка комунікація.

Повідомте заздалегідь про намір встановлення програмного забезпечення. Поясніть причини та цілі моніторингу, враховуючи переваги для команди.

• Навчання функціоналу.

Розкажіть, як працюватиме обране вами програмне забезпечення. Визначте, які саме показники будете моніторити та на яких пристроях встановлюватиметься програма.

• Регулярний фідбек.

Подбайте, щоб користь від моніторингу відчували не лише ви, а й працівники. Давайте їм регулярний фідбек згідно з їх звітами. Дайте можливість їм ознайомлюватись із результатами. Мотивуйте до покащення роботи та не забувайте наголошувати на їх сильних сторонах та позитивних даних моніторингу.

Що таке неінвазивний моніторинг?

Неінвазивний моніторинг це такий самий процес контролю за діяльністю співробітників на роботі, але без використання методів, що порушують їх приватність або особистий простір. Це означає, що дані збираються і аналізуються без втручання в особисте життя працівників та без збирання конфіденційної інформації, яка не є необхідною для оцінки продуктивності на роботі.

Неінвазивний моніторинг це такий самий процес контролю за діяльністю співробітників на роботі, але без використання методів, що порушують їх приватність або особистий простір.

Наприклад, неінвазивний моніторинг може включати в себе відстеження часу роботи за комп'ютером, відвідування веб-сайтів або використання програм, але не включає в себе записи екрану або перегляд особистих повідомлень. ії WorkTime є неінвазивним та соціально відповідальним рішенням для моніторингу співробітників та на противагу інвазивним методам моніторингу (скріншоти, записа аудіо та відео) пропонує альтернативи, що не потребують втручання в особистий простір команди.

Висновок

Моніторинг співробітників - гарний інструмент для підвищення продуктивності та ефективності робочого процесу. Українське законодавство, зокрема закони "Про інформацію" та "Про захист персональних даних", встановлює правила використання цього інструменту. Перед початком моніторингу слід повідомити працівників і отримати їхню згоду. Моніторинг дозволяє точно оцінити роботу працівників під час робочого і неробочого часу, а також оцінити їхню робочу продуктивність як в офісі, так і поза ним. Використання неінвазивних методів моніторингу допоможе вам досягти вашихбізнес-цілей, забезпечуючи при цьому захист особистих даних команди і зберігаючи баланс між продуктивністю та конфіденційністю.